거의 모든 것의 정리법(사무실 문서)

독서

거의 모든 것의 정리법(사무실 문서)

글, 사진/ 천재영·바빌론 (www.babylonbiz.com)

『 거의 모든 것의 정리법 』 저스틴 클로스키 지음 (조민정 옮김) 처음북스     사무실 문서   사무실 문서는 다른 모든 문서와 마찬가지로 디지털 파일로 정리하고 개인 컴퓨터나 회사 사내망 공용 폴더 안에 잘 정리해서 저장한다.   사회 초년생이라면 이제 스캐너에 익숙해져야 한다.   모든 문서를 디지털 파일로 정리한다면, 다운로드 받은 이메일의 첨부 파일은 반드시 용도에 알맞은 폴더에 넣어야 한다. 특정 프로젝트 때문에 많은 첨부 파일들이 있다면, 그 프로젝트만을 위한 폴더를 별도로 생성한다.   종이로 꼭 보관해야 하는 문서가 있다면, 정리 과정은 동일하다. 프로젝트별로 필요한 파일을 만들고 나서 문서 캐비닛에 보관한다. 파일 안에는 두꺼운 노란색 종이를 세부 주제별로 사이사이에 껴 놓는다.   너무 세부적으로 분류하여 많은 바인더를 만들지 않도록 주의한다. 폴더를 많이 사용할수록 필요한 문서를 찾을 때 시간이 더 걸리기 때문이다.   필요한 파일만 보관한다.     일 년에 한 번은 사무실에 있는 전체 문서를 살펴보고 더 이상 필요하지 않고 폴더 공간만 낭비하는 문서들은 전부 버리도록 한다.   단기적으로 지금 프로젝트가 진행 중이어서 문서를 계속 리뷰하고 수정하고 다른 사람들과 공유해야 한다면, 바인더는 책상 위에 둔다.   프로젝트가 마무리되면, 전부 스캔하여 컴퓨터 파일로 보관한다. 깔끔한 책상에서 일하면서 깨끗한 마음으로 업무에 집중할 수 있을 것이다. 머릿속에 온갖 문서들을 쌓아 두지 말자.